广东潮汕和成医院有限公司

科室名称：设备科管理岗位 职务：科室秘书/行政专员 任职资格： 1.学历专业：大专及以上学历，医学相关专业（生物医学工程、医疗器械、临床医学、护理等）优先，行政管理、汉语言文学、档案管理专业亦可。 2.工作经验：2年及以上医院行政秘书、科室助理或医疗相关行政工作经验； 3.资质要求：熟悉办公软件（Word、Excel、PPT、Excel函数及数据统计），掌握公文写作规范；具备档案管理基础知识，了解医疗行业基本法规（如《医疗器械监督管理条例》）优先。 4.基本素质：品行端正、廉洁自律，具备较强的责任心、耐心及保密意识；工作严谨细致，抗压能力强，能高效完成多线程工作。 5.其他要求：身体健康，符合医院入职体检标准；具备良好的语言表达能力与沟通协调能力，能适配跨部门对接工作。 专业能力： 1.文书与档案管理能力：能独立撰写科室通知、会议纪要、工作总结等公文，格式规范、表述精准；熟练掌握档案分类、归档流程，可对设备合同、资质文件、技术资料等进行系统化整理与保管，确保档案可追溯、合规性。 2.行政事务处理能力：能高效完成科室日常行政工作，包括考勤统计、报销单据审核与上报、办公用品申领与发放、会议组织（通知、场地布置、记录）等，流程规范、无疏漏。 3.数据与系统操作能力：能运用Excel进行科室人员考勤、工作数据统计与分析，生成标准化报表；熟练操作医院OA系统、设备管理系统，可协助录入、更新设备相关信息，保障系统数据准确。 4.跨部门协同能力：能精准对接医院行政部门（医务部、医保科、财务科、院办公室）及临床科室，传递工作信息、协调事务推进，及时反馈沟通结果，保障科室与外部高效联动。 5.应急与统筹能力：能应对科室突发行政事务（如临时会议筹备、紧急文件传递），快速响应、妥善处理；可协助科长统筹科室专项工作（如设备盘点、合规检查）的前期准备与后期资料汇总。 职责要求： （一）行政事务统筹1.负责科室日常考勤、排班统计，每月按时上报人事部门；协助科长开展科室人员绩效考核、培训计划制定与落实，整理培训资料与记录。 2.组织科室例会、专项工作会议及外部接待工作，做好会议通知、议程拟定、会议记录，形成会议纪要并跟踪落实会议决议。 3.负责科室办公物资申领与管理，建立物资台账，控制办公成本；处理科室费用报销单据的初审、整理与上报，确保报销流程合规。 （二）文书与档案管理1.负责设备科各类公文（通知、请示、总结、报告）的起草、审核、印发与归档，建立公文流转台账，跟踪公文办理进度。 2.整理设备采购合同、供应商资质文件、设备技术档案、计量检定报告等资料，按规范分类归档，定期检查档案完整性与安全性，协助开展档案借阅管理。 3.协助科长梳理设备管理规章制度、工作流程，形成标准化文档，及时更新并传达至科室各岗位。 （三）跨部门对接与沟通1.对接医院医务部、医保科、财务科、院办公室等行政部门，传达上级通知、上报科室材料，协调解决行政事务推进中的问题（如合同审批、预算申报）。 2.对接临床科室，收集设备使用相关反馈、行政需求，及时反馈给科长及相关岗位，协助协调处理简单的设备行政纠纷。 3.对接设备供应商、第三方服务机构，传递工作需求、整理沟通记录，协助跟进合同履约、售后对接等行政辅助工作。 （四）数据统计与专项协助1.负责科室工作数据（设备采购量、维护次数、档案归档量等）的统计、整理与分析，定期生成报表上报科长，为科室管理决策提供数据支持。 2.协助科长开展大型设备配置论证、合规检查、设备盘点等专项工作，做好前期资料准备、中期流程对接、后期结果汇总与归档。 3.负责科室信息化系统数据的录入、更新与维护，确保设备管理系统、档案管理系统数据准确无误，协助优化系统操作流程。 （五）其他工作 完成科长交办的其他行政辅助工作，配合科室其他岗位开展业务，保障设备科整体工作有序推进。 优先条件： 1.有三级医院设备科、医务科、院办等部门秘书/行政专员工作经历，熟悉医疗设备科行政业务流程者优先。 2.持有档案管理师、行政办公专员等相关职业资格证书，或具备公文写作、档案管理专项培训经历者优先。 3.熟悉医疗设备相关法规（如《医疗器械监督管理条例》）、医院OA系统及设备管理信息化系统操作，具备基础设备知识者优先。 4.具备较强的文字功底，曾独立撰写科室工作总结、专项报告，或参与医院行政制度制定者优先。 5.具备多线程工作处理能力，能高效适配科室繁忙时段（如大型设备采购、合规检查期间）的工作节奏者优先。